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Chatwork始めました。

2019年6月5日 トピックス

梅雨直前でだんだんと蒸し暑くなって参りましたが、いかがお過ごしでしょうか。
弊社はおかげ様で、3月の個人事業主のお客様の確定申告、5月の企業のお客様の申告と忙しくさせて頂いておりました。誠にありがとうございます。

ところで、毎年の忙しい時期に感じることで、「コミュニケーションの重要性」というものがあります。
決算や申告にあたり、お客様とのコミュニケーションを密に取らせてもらうことは当然の事ながら、一方で、社内でのコミュケーションが希薄になってしまうという現状がありました。
それにより、
誰に何の仕事を頼んだのか、頼んだ仕事の進捗はどうなっているのか、そもそもこの作業は誰かに頼んだのか等、
忙しくなってくると忘れてしまったり、確認を怠ったりとコミュニケーション不足を原因とするミスが見受けられました。

 

そこで、岡本会計事務所は、これらのミスを無くすために、社内コミュニケーション活性化のツールとして、「Chatwork」の導入を行いました。

 

1)「Chatwork」とは?
2)「Chatwork」導入で何が変わったのか?
3)まとめ

 

1)「Chatwork」とは?

Chatworkとは、「業務の効率化と会社の成長を目的とした、メール・電話・会議に代わるコミュニケーションツール(Chatwork HPより)」です。
具体的には、パソコンやスマートフォンにChatworkアプリを入れることで、1対1のチャット、グループチャット、仕事依頼の管理などが行えるツールです。

 

2)「Chatwork」導入で何が変わったのか?

以前までの岡本会計事務所の主な社内コミュニケーションの方法は、

個別に仕事依頼や伝言するときは、
「直接会って話す」「内線で話す」「付箋やメモを置いておく」

複数人間での意見交換や情報伝達を行うときは
「会議」「印刷物の回覧」
でした。

これらの方法が、Chatworkを導入したことで、

個別に仕事依頼や伝言するときは、
「直接会って話す」「内線で話す」「付箋やメモを置いておく」
⇒「タスク管理機能で依頼、伝言」

複数人間での意見交換や情報伝達を行うときは、
「会議」「印刷物の回覧」
⇒「グループチャットで意見交換」

へと部分的にシフトしていきました。

 

では、そのようにシフトしてきたことで、具体的に何が良くなったのか。

 

「タスク管理機能」で自他の備忘録、作業スケジュール管理ができるようになった。

「タスク管理機能」は「誰が、いつまでに、何をやる」ということをChatwork内で依頼、管理する機能です。
仕事を頼まれた人は、今自分が何を頼まれているのかを一括して管理することができるので、予定が立てやすく、最適な作業の処理が行えます。
また仕事を頼んだ人は、誰に何を頼んだのかを一括して管理することができるので、作業進捗の確認や自分への備忘録として利用できます。

 

「グループチャット」で、誰でも思ったときにすぐ発言、実際の会議の時間が短くなった。

「グループチャット」は、chatwork上で複数人が意見を交換できる機能です。また話したいテーマ毎に、意見を交換する「場」を用意することができます。具体的に言えば、「全体会議」という「場」を作り、そこに全社員参加し意見交換したり、「営業委員会」という「場」を作り、そこに営業委員だけが参加して意見を交換するというようなことです。
意見ができる「場」が常に用意されているので、全社員が思ったときに思ったことを意見できるようになりました。また、会議前に議題と要点をChatworkに発言しておくことで、会議の進行がスムーズになり、時間短縮へとつなげることができました。

 

 

3)まとめ

Chatworkを使うことで、社内コミュニケーションの活性化を図ることができましたが、もちろん従来の方法(顔を合わせて話す、電話するなど)をやめてしまったわけではありません。従来の方法の良い点は残しつつ、新しい方法を取り入れて、時代に合わせた最適な方法を絶えず探っていくことが、これからの企業の成長に必要なことだと考えます。

岡本会計は自分たちの成長が、お客様の成功へと繋がっているという考えを元に日々精進しております。相談したいことや不明な点がございましたら、お気軽にお電話又はお問い合わせからメッセージをいただけますよう、お願い申し上げます。初回無料相談を受け付けております。

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