電子帳簿保存法　2021改正

2021年11月30日コラム

気温もぐっと下がり冬らしくなってまいりましたね。さて、今回は2022年1月に施行されます電子帳簿保存法の改正に関して、要件や改正点を詳しく解説し、注意するべきポイントについてご紹介します。そもそも電子帳簿保存法とは、簡単に言えば、帳簿や決算書、請求書など国税関係帳簿・書類を、一定の条件を満たせば電子化して保存することを認める法律です。今回の改正はこれまで電子化を阻んできた厳格な規制を緩和する一方、電子取引への移行を一気に促そうとする規制強化の面も含まれます。この規制強化の面が重要で、これまでは紙保存か電子保存かを任意で選択できていたものが、一部はそもそも紙保存ができず電子データ保存が強制されるという内容となっております。まず電子帳簿保存法上、電子データによる保存は、大きく以下の3種類に区分されます。

電子帳簿等保存（電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存）会計ソフト等で電子的に作成した帳簿や、電子的に作成した国税関係書類がこれにあたります。
スキャナ保存（紙で受領・作成した書類を画像データで保存）スキャナでの読取、デジタルカメラやスマートフォンで撮影した画像保存がこれにあたります。
電子取引（電子的に授受した取引情報をデータで保存）請求書や契約書など、取引先とのメールで授受したり、ネット上からダウンロードする方法でやり取りするデータがこれにあたります。

出典：国税庁パンフレットPDF「電子帳簿保存法が改正されました」より

そして、これら3つのうち③の電子取引については、紙での保存ができずデータでの保存が強制となります。その点に着目しながら、これら3つの電子データによる保存方法の改正前と改正後の要件について、どのような変更があったのかを見ていきましょう。

電子帳簿等保存の改正点

1. 事前承認が不要に 現行の制度では事前に税務署へ事前承認の届出が必要でした。具体的には原則3か月前までに税務署へ申請し、承認を受けなければならず、なおかつ承認を受けるにはシステムの説明書や承認申請書の作成、事務手続き書類の用意などの準備が必要となり、社内決定があってから運用開始まで相当な時間を要する必要がありました。これが改正後は、税務署への事前承認が不要となりました。 2. 過少申告加算税の軽減以下に記載している5つの要件を満たした電子データで記録・保存している場合、『優良な電子帳簿』とされ、すべての国税帳簿で『優良な電子帳簿』の要件を満たしている場合には「過少申告加算税の軽減措置」（加算税の税率が5%免税される）が受けられます。 ※過少申告加算税の軽減措置を受けるには事前に税務署へ届出が必要です。 ※申告漏れについて隠蔽、または偽装された事実がある場合には適用外要件①訂正・削除履歴の確保(電帳法施行規則5-5-1-イ)・・・訂正・削除履歴が確認できる電子計算機処理システムを使用すること要件②相互関連性の確保(電帳法施行規則5-5-1-ロ)・・・帳簿に係る電磁的記録の記録事項とその帳簿に関連する他の帳簿の記録事項とで、相互にその関連性を確保すること要件③関係書類の備え付け(電帳法施行規則2-2-1)・・・電子取引データを授受するシステムの概要や操作手順が記載された書類の備え付けが必要要件④見読可能性の確保（電帳法施行規則2-2-2）・・・パソコンやソフトウエア、プリンタなどの機器を備え付け、データをディスプレイの画面及び書面に整然とした形式・明瞭な状態で速やかに出力できることが必要要件⑤検索機能の確保（電帳法施行規則5-5-1-ハ）・・・帳簿にかかる電磁的記録について、「年月日」「金額」「取引先」3つの検索機能を確保しておくこと

出典：国税庁パンフレットPDF「電子帳簿保存法が改正されました」より

スキャナ保存の改正点

1. 事前承認が不要に電子帳簿等保存と同じく税務署への事前承認が不要となりました。 2. タイムスタンプ要件の緩和・受領者等がスキャナで読み取る際の国税関係書類への自署が不要となりました。・　タイムスタンプの付与までの期間を「おおむね3 営業日以内」から、「最長２か月とおおむね７営業日以内」へ。・電磁的記録について訂正又は削除を行った事実及び内容を確認することができるクラウドシステム等を使用し、入力期間内に保存した場合は、タイムスタンプの付与が不要となりました。 3. 検索要件の記録項目について、取引年月日、取引金額及び取引先に限定されるとともに、税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じる場合には、範囲指定及び項目を組み合わせて条件を設定できる機能の確保が不要となりました ※小規模事業者（基準期間における売上高が1,000万以下の事業者）は税務調査時に電子データを提供するのであれば検索要件は不要 4．適正事務処理要件の廃止改ざん等の不正防止のための、相互けん制、定期的な検査、再発防止策など社内規定整備に関する要件が廃止となりました。この改正により、スキャン後最低限の同等確認を行った後は、即時廃棄が可能です。 5．重加算税の加重（厳罰化）要件緩和の一方で、仮装・隠蔽による修正申告等があった場合は、重加算税が10％加重されます。

電子取引の改正点

1. 電子取引データの紙保存不可 現行制度では電子取引データも書面で出力したうえで紙保存をすることも可能でしたが、改正後は災害等やむを得ない事情がある場合を除き、電子取引データの書面出力保存は認められなくなりました。ただし、これは所得税法および法人税法の保存のみに対するもので、消費税法上は改正後も引き続き紙保存することを認めています。 2. タイムスタンプ要件の緩和・スキャナ保存同様、 タイムスタンプの付与までの期間を「おおむね3 営業日以内」から、「最長２か月とおおむね７営業日以内」へ。・こちらもスキャナ保存同様、検索要件の記録項目について、取引年月日、取引金額及び取引先に限定されるとともに、税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じる場合には、範囲指定及び項目を組み合わせて条件を設定できる機能の確保が不要となりました。 ※小規模事業者（基準期間における売上高が1,000万以下の事業者）は税務調査時に電子データを提供するのであれば検索要件は不要

出典：国税庁パンフレットPDF「電子帳簿保存法が改正されました」より

さて、ざっと改正点を列挙しましたが、正直一度読んだだけで全てを理解するのは難しいのではないでしょうか。特に今回の改正では電子取引の紙保存不可に関しては事業規模や法人・個人の形態に関わらず全員に強制されるものですので、大きな会社で経理をしており従前の電子帳簿保存法に関していくらか知識があったのならまだしも、そうでない大半の方は対応に苦労するかと思われます。そんな方達のためにも今回の改正で注意する点を端的にまとめましたので以下にご紹介させていただきます。まず、電子帳簿保存とスキャナ保存に関しては今回は要件が緩和したのみで強制されるわけではございませんので今回はスルーされても結構です。（もちろん要件が緩和されて電子保存がしやすくなったのは確かなので、これを機に領収書の電子保存をしてみてもよいかとは思います。）逆に今回強制される電子取引に関してはほぼ必ず対応をしなければいけないはずです。これは、取引先からメール添付で請求書や契約書などのPDFファイルを受け取った場合やAmazonや楽天で備品などを購入した場合に該当します。そしてこの請求書等を電子データで保存する場合には法令要件に従った電子取引データの保存が求められます。これが、上記にも添付しております、≪真実性の要件≫と≪可視性の要件≫といわれるものです。 ≪真実性の要件≫に関しては、①～④のいずれかを行うこととありますが、おそらく多くの企業で④を採用するのではないでしょうか。といいますのも、①や②のタイムスタンプ付与の要件はそもそもタイムスタンプを付与するためのシステムを導入するか、外注するかの必要があり決して安くはないコストがかかってきます。また、③に関しましても既に対応しているシステムを使用していなければ、このシステムの利用にコストがかかってきます。では残された④はどうか見てみますと、「規定を定め、その規定に沿った運用を行う」となっており、さらにこの規定のサンプルが国税庁のHPに用意されております。このサンプルの規定を自社用に修正しさえすれば≪真実性の要件≫に関しては要件がクリアできます。さらに≪可視性の要件≫に関しては、パソコンやクラウドストレージサービスのアプリなどにフォルダを作成し、タイトルを「取引年月日＿取引金額＿取引先」などにしておけばOKです。【まとめ】長々と説明しましたが、電子保存が強制される電子取引に関しては ①事務処理規定の作成 ②電子データを規則性のあるファイル名で任意のフォルダに保存 改正内容がよく分からず不安だった方はさしあたりこの2点さえ対応すれば安心です。ただし、この電子化の流れではゆくゆくはスキャナ保存などに関しても電子保存が義務化されることでしょう。その時に備えて、今から準備しておくのも一つではないでしょうか。最後に・・・弊所では、初回無料相談を受け付けておりますので、もし不明な点がございましたらお気軽にお電話又はお問い合わせからメッセージをいただけますよう、お願い申し上げます。最後までお読みいただき、誠にありがとうございました。

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